¿Se acaba el teletrabajo? ¿De vuelta a la oficina?

Todas las claves para organizar el regreso de los empleados a la oficina

¿Se acaba el teletrabajo? ¿De vuelta a la oficina?

Todas las claves para organizar el regreso de los empleados a la oficina

mayo 13, 2020

Decía Miguel de Cervantes que “estar preparado es la mitad de la victoria”. Como su origen etimológico indica, la preparación requiere planificación.

Si se trata de volver a la oficina, las empresas deben revisar si están listas para el regreso a esa llamada “nueva normalidad” y cuanto antes decidan y planifiquen qué van a hacer, mucho mejor.

Algunas empresas se vieron abocadas al teletrabajo de forma precipitada y sin la planificación debida. Esto ha generado dos tipos de problemas e incidencias. Por una parte, las relacionadas con la tecnología y las comunicaciones, con sistemas colapsados e ineficaces. Por otra parte, las consecuencias de éstas. Por ejemplo, la ansiedad de los empleados que trabajan más horas que antes. La imagen que muchos tenían del teletrabajo se aleja mucho de la realidad con la que conviven cada día.

Poner en marcha un plan generalizado de teletrabajo exige planificación. Con el objetivo de ayudar a las empresas a planificar el teletrabajo de forma permanente hemos diseñado el curso de Implementación del teletrabajo que, dirigido a supervisores y empleados, ofrece pautas prácticas para aumentar las posibilidades de éxito del teletrabajo.

Por otra parte, están las empresas que, por una u otra razón, han decidido seguir manteniendo el trabajo presencial como su modelo laboral, bien sea de forma parcial o total.

Para estos casos, en este artículo, se proponen algunas ideas para regresar al trabajo facilitando el reingreso de los empleados.

Crear un comité de recuperación

Aunque muchas empresas tenían planes de contingencia para afrontar desastres, las consecuencias de la pandemia del coronavirus COVID-19, ha superado cualquiera de sus previsiones. A esto hay que añadir que, aunque muchas empresas creen estar preparadas para responder a una interrupción del negocio, no han dedicado suficiente tiempo a planificar su recuperación, sobre todo, en un escenario donde el riesgo de contagio condiciona muchas de sus decisiones.

En algunos casos, las empresas han creado un comité de respuesta y ha sido útil, por ejemplo, para organizar el teletrabajo. Ahora se trata de crear un comité de recuperación. Si bien puede ser el mismo equipo que el comité de respuesta, los esfuerzos de recuperación son sustancialmente distintos de los esfuerzos de respuesta.

Lo más probable es que lleve tiempo volver al funcionamiento completo. Eso significa que se deben dar pasos para recuperar personas y operaciones de una manera razonada, planificada y estructurada. Por lo tanto, habrá que planificar una recuperación por etapas. En la fase de recuperación, la atención se debe centrar en reanudar rápidamente las funciones críticas del negocio y minimizar la pérdida de clientes. Es fundamental que las empresas se centren fundamentalmente en la planificación de la recuperación y conviertan el riesgo en oportunidad al estar preparados y ser proactivos.

Enfoque gradual

Hacer que todos regresen a la oficina el primer día, además de no ser realista, puede ser una temeridad. Los empleados han pasado por muchas situaciones extremas y sería absurdo pedirles que regresen a la oficina como si nada hubiera pasado. Es el momento de infundir tranquilidad y confianza, mostrando que se está preparado para proteger la salud de los empleados.

Un enfoque gradual permite reducir riesgos y facilita afrontar cualquier eventualidad imprevista.

Salud emocional y mental de los empleados

Al regresar al trabajo en la oficina, otro tema que habrá que tener en cuenta son las consecuencias de la pandemia en la salud emocional y mental de los empleados.

Habrá empleados que, como consecuencia del COVID-19, habrán perdido a amigos o parientes. Y hasta quizás haya algunos de sus antiguos compañeros de equipo que jamás vuelvan a la oficina.

Con el objetivo de restablecer la moral del equipo, quizás sea interesante realizar entrevistas y reuniones de reingreso. Obtener comentarios honestos de los empleados sobre su experiencia con el teletrabajo, sus emociones, sus desafíos y sus miedos puede ayudar a saber cuáles son sus principales preocupaciones. Privados de la interacción social como han estado, muchos necesitarán ayuda para readaptarse a la nueva situación.

En la fase de reingreso, es muy importante ser pacientes con los empleados. Van a plantear muchas preguntas sobre las medidas de seguridad para evitar el contagio y habrá que tener preparadas respuestas convincentes. Los empleados necesitan recibir información clara y veraz sobre su futuro y sobre lo que se espera de ellos. Por lo tanto, si la oficina se ha reconfigurado para garantizar el distanciamiento, habrá que ayudarles a obtener respuesta a todas sus dudas y preguntas. Un documento de “Respuestas a las preguntas frecuentes” o una “Guía para mantenerse seguro” pueden ser muy útiles.

Cabe recordar que una de cada cinco personas lucha con el trastorno de ansiedad o con el trastorno obsesivo compulsivo. Por lo tanto, es lógico esperar, que surjan problemas con la salud emocional y mental de los empleados. Entre estos problemas están el pánico, el trastorno de estrés postraumático, fobia, la ansiedad generalizada o el insomnio.

Es probable que algunos empleados necesiten ayuda profesional para vencer estas situaciones. Facilitarles la ayuda adecuada puede ser fundamental para acortar los plazos de recuperación. Y desde luego, hay que eliminar el estigma que aún perdura sobre la imagen de los problemas mentales.

Con el objetivo de prestar la ayuda necesaria, en grandes empresas, puede ser conveniente crear un grupo de trabajo de higiene mental que aborde todos los temas relacionados.

Proteger a los empleados clave

Debe identificarse a los empleados que atienden las funciones clave para el funcionamiento de cada área de la empresa. Y una vez identificados, deben ser protegidos de forma especial. Si la situación, por ejemplo, requiriera un regreso al teletrabajo, habría que tener claro quiénes deben poder acceder a las instalaciones y sistemas de la empresa para garantizar la continuidad del servicio interno.

Y en todos estos casos y ante la posibilidad de tener que confinarlos para garantizar su salud y evitar cualquier contagio, sería interesante conocer los desafíos personales y familiares a los que se puede enfrentar cada empleado en esa situación.

Obviamente, no es lo mismo que el director de sistemas viva solo a que tenga hijos confinados a los que cuidar o unos padres a los que atender. Cuanto más se conozca de sus circunstancias más fácil será planificar los riesgos y acciones a considerar. Un ejemplo de cómo gestionar estas situaciones quizás sea determinar quién atenderá a los hijos o los padres del empleado. Ofrecer una ayuda económica o contar con una empresa de servicios para que pueda atender a estos familiares puede ser una descarga emocional que facilite el confinamiento del empleado en un lugar distinto al de su domicilio habitual.

Reubicaciones y cambios

Para garantizar el distanciamiento necesario de dos metros, habrá que comenzar con un plano en el que se vean los puestos de trabajo. A partir de ahí, habrá que determinar la capacidad máxima por piso o zona. Una buena idea puede ser hacer un plano aproximado de las dimensiones de cada dependencia y analizar distintas opciones antes de comenzar a mover muebles y cambiar el cableado de sitio.

Es mejor que los puestos estén asignados, retirando las sillas o puestos vacíos para desalentar el uso de espacios de trabajo no ocupados.

Si la configuración de la oficina se basaba en una agrupación de mesas para formar un área de trabajo en el centro de la dependencia, una de las opciones, quizás sea mover las mesas hasta las paredes. De esta manera, los empleados aún podrían estar mirando hacia el centro, de espaldas a la pared, pero con más espacio en el medio.

La utilización de pantallas más altas entre estaciones de trabajo, pueden ayudar a que los empleados no estén enfrentados. Desde luego, hay que evitar las configuraciones cada a cara. Y si no fuera posible mover los muebles, algunas barreras de metacrilato o de otros materiales diseñados con ese objetivo, pueden ser muy útiles.

Cambios en la recepción

Si no existen protocolos para la recepción de visitas, quizás sea el momento de establecer algunas pautas para minimizar la llegada de visitantes. Además, se pueden instalar mamparas transparentes de protección para las personas que atienden a las visitas. También se pueden reorganizar o quitar los asientos en el área de recepción para gestionar el distanciamiento.

Para mantener la higiene, deberían retirarse las revistas, catálogos, boletines informativos y los bolígrafos del espacio de recepción. Mantener a la vista los dispensadores de desinfectante para manos será de ayuda para mantener la higiene. Unos rótulos que recuerden su uso pueden ser de ayuda.

Liberar espacio

Es obvio que las oficinas actuales a las que se le han ido instalando mesas cada vez más pequeñas, no están preparadas para el distanciamiento de dos metros. Como ya se ha apuntado, una solución puede ser la reubicación de puestos de trabajo de modo que se respete el distanciamiento. Otra solución que también se ha apuntado es la instalación de sistemas de separación entre empleados.

Otra forma de liberar espacio es mantener el teletrabajo para los empleados que puedan y quieran acogerse a esta medida. Esto puede hacerse con empleados que siempre trabajen en remoto o con turnos para que algún día a la semana estén en la oficina. Sea como sea, el teletrabajo no puede implementarse de forma precipitada. Nuestro curso de Implementación del teletrabajo plantea las cuestiones más importantes para multiplicar las posibilidades de éxito del teletrabajo

Con el objetivo de liberar espacio, también se pueden hacer cambios en los horarios de trabajo.

Cambios en los horarios

Las empresas deberían valorar la posibilidad de flexibilizar y cambiar los horarios de sus empleados para disminuir la coincidencia en la oficina y en su entrada o salida.

Para evitar contagios, una opción que se ha planteado en algunas empresas es trabajar 4 días a la semana. Y el día libre, no tiene por qué ser el viernes. Un sistema de rotación de días libres podría reducir un 20% el número de puestos de trabajo activos.

Otro sistema para reducir el riesgo de contagios en la entrada y salidas de la oficina es utilizar horarios escalonados. Y en este punto, la imaginación puede ser de gran ayuda. Los horarios escalonados pueden basarse en franjas más amplias de las habituales, por ejemplo, de hasta 4 horas. Entrar desde las 7:00 hasta las 11:00 para salir desde las 16:00 hasta las 20:00, puede que sea bien aceptado por un buen número de empleados.

La implementación de turnos de trabajo de mañana y tarde, puede ser otra solución alternativa. Si se pudiera hacer esto, directamente se podrían desinstalar un 50% de los puestos y por lo tanto distanciar el resto.

Utilización de mascarillas

A pesar de la incomodidad que puede representar, habrá situaciones en que en la oficina se tenga que utilizar mascarilla. Es posible que en determinadas circunstancias las autoridades sanitarias exijan el uso de mascarillas, especialmente cuando la situación impida mantener el distanciamiento de seguridad. En esos casos, se trata de utilizar mascarillas que ofrezcan comodidad y efectividad.  Y también de utilizarlas minimizando los riesgos de contagio.

Higiene

Algunos estudios han señalado el tiempo que puede permanecer el coronavirus COVID-19 en algunas superficies. Estos son los datos:

  • Plástico (22-25 grados): 5 días
  • Papel: 4-5 días
  • Madera: 4 días
  • Metal: 5 días
  • Aluminio (21 grados): 2-8 horas
  • Acero (20 grados): 48 horas
  • Cristal: 4 días
  • Guantes quirúrgicos (21 grados): Menos de 8 horas

Estos datos evidencian la importancia que tiene la buena higiene para evitar contagios.

Para promover la higiene y salud de los empleados, muchas empresas están instalando rótulos recordando que deben lavarse las manos con frecuencia y de forma exhaustiva. Lo mismo debería ocurrir con las visitas. Quizás pueda clausurarse un baño para el uso exclusivo de los visitantes. Si eso no resulta posible, deberá hacerse disponible desinfectante para manos a base de alcohol que contengan al menos 60% de alcohol.

Los empleados puede que detecten situaciones que faciliten el contagio. Por lo tanto, solicitarles sugerencias, puede ser una fórmula eficaz para minimizar el riesgo de contagio.

Cuidado de los equipos

Para evitar contagios, los trabajadores no deberían usar equipos o herramientas de trabajo de otros empleados. Es imprescindible mantener rutinas de limpieza y desinfección de todos los equipos (ordenadores, ratones, impresoras, teléfonos, calculadoras, bolígrafos…). Cuando los empleados trabajan por turnos en los que varias personas comparten un puesto de trabajo, es imprescindible que cada empleado disponga de su propio equipo (por ejemplo, de sus auriculares).

Algunas empresas han pedido a los empleados que utilicen un mantel individual de papel para su escritorio. Al final del día, se tira el papel a la basura, lo que podría ayudar a mitigar la propagación del coronavirus COVID-19 en las superficies de trabajo. Una alternativa a esta solución y que se menciona más adelante, es la utilización de vinilo anti microbiano.

Algo que también puede ayudar, es que el empleado no tenga recuerdos personales en su mesa o espacio de trabajo. De esta manera, la limpieza será más fácil y puede ser más frecuente.

En los casos generalizados de temor al contagio, puede ser interesante que la limpieza (también) se haga durante el día, manteniendo una presencia visible para que los empleados vean los esfuerzos de la empresa para mantenerlos sanos y seguros.

Aire fresco

Dado que una buena ventilación es clave para evitar la propagación del coronavirus COVID-19, en los casos en que se puede y no se altera la “inteligencia del edificio”, sería útil abrir las ventanas para ventilar.

La OMS asegura que falta evidencia científica, pero reconoce que, en determinados ambientes, el COVID-19 está en el aire.

En este punto cabe destacar que algunos estudios también indican que el aire acondicionado puede favorecer la propagación del virus.

Los técnicos dicen que, si se está recirculando el aire para ahorrar energía, debe dejarse de hacer y utilizar la impulsión de aire al 100%. Esto aumentará la tasa de suministro de ventilación. El origen de los virus presentes en los edificios suele ser el aire interior en lugar del exterior. El aire fresco diluye la concentración y la ausencia de recirculación previene la propagación del virus.

Si ya se ha apagado la recirculación, se ha aumentado el flujo de aire y se ha mejorado los filtros a la máxima eficacia de filtración permitida, entonces existe la posibilidad de utilizar purificadores de aire de recirculación de alta calidad. Son muy eficaces para mejorar la calidad general del aire. La ventaja de los purificadores de aire es que se puede aplicar una eficacia de filtración significativamente mayor a las dependencias en las que con otro método de filtración sería imposible. A través de altas rotaciones de aire y una buena filtración es posible reducir la contaminación en una dependencia en un 90% o más.

Comedores y cafeterías de empresa

Es obvio que cuanto más se minimiza el contacto, más se minimiza el contagio. Por esa razón, para evitar que los empleados se agrupen, muchas empresas han cerrado sus zonas comunes de comedores y cafeterías.  La alternativa que se plantea es que, los empleados que están en la oficina coman en su mesa o puesto de trabajo.

Se debe pedir a los empleados que traigan alimentos, bebidas y café de su casa, en lugar de utilizar máquinas o elementos compartidos. Eso podría incluir cubiertos y servilletas de un solo uso.

Las empresas que se ven obligadas a mantener sus zonas comunes abiertas deben tomar las medidas necesarias para garantizar el distanciamiento retirando, si es necesario, mesas y sillas. En estos casos, además, puede ser muy útil considerar la posibilidad de implementar períodos de almuerzo «asignados» para permitir un mayor espacio y la oportunidad de limpiar superficies entre usos.

Saludos

Desde hace mucho tiempo, se sabe que estrecharse las manos es una forma fácil de contagio. Y no solo del coronavirus sino también, de muchas otras enfermedades.

Por esa razón, las nuevas modalidades de saludos implantadas desde la aparición del coronavirus seguramente que reemplazarán a largo plazo a los saludos a los que estábamos acostumbrados.

Quizás sea deseable establecer normas que, al menos de forma temporal, eliminen los apretones de manos y otras formas de contacto físico entre los empleados y/o visitantes, como los besos y los abrazos.

Empleados con patologías previas

Debido a patologías previas o enfermedades crónicas, algunos empleados pueden estar en mayor riesgo de sufrir graves consecuencias por el contagio.

En estos casos, sería mejor facilitar el teletrabajo a estos empleados o evitar el contacto cara a cara entre los empleados y/o con los visitantes.

Reuniones

Para evitar contagios, es mejor evitar todas las reuniones presenciales. Si la reunión presencial es inevitable es mejor mantenerla en una sala grande y al menos, a dos metros de distancia. Reunirse el menor tiempo posible, además de evitar contagios probablemente ayude a ser más productivos.

Para utilizar salas de reunión quizás resulte conveniente eliminar algunas sillas e instalar rótulos y señalizaciones que indiquen el aforo permitido y recuerden algunos aspectos clave del distanciamiento.

Aunque estemos en el mismo edificio, las reuniones por videoconferencia pueden seguir siendo muy útiles y desde luego, exentas de riesgo. Y es obvio que, aunque las reuniones presenciales con clientes pueden ser más corteses, una videollamada puede evitar pérdidas de tiempo y eliminar riesgos de contagio.

Síntomas

Los empleados que tienen síntomas (es decir, fiebre, tos o falta de aire) deben notificar a su supervisor y quedarse en casa. Los empleados que estén bien pero que tengan un familiar enfermo en su hogar con COVID-19 deben notificar a su supervisor y seguir las precauciones recomendadas para la cuarentena. Los empleados no deben volver a trabajar hasta que se cumplan los criterios para interrumpir la cuarentena en el hogar, de acuerdo con los criterios médicos correspondientes.

Respecto a las cuarentenas, sería deseable que se establecieran algunos protocolos para establecer qué deben hacer los empleados con síntomas o en situaciones especiales. Se trata de responder a cuestiones como:

  • ¿Qué debe hacer un empleado si síntomas que pudieran ser del COVID-19?
  • ¿Qué pasos debe dar si se confirma que se trata del COVID-19?
  • ¿Cuándo se puede considerar “curado”?
  • ¿Cuándo se le debe permitir regresar al trabajo?
      •  

Tecnología para evitar contagios

A la hora de regresar a la oficina, la tecnología para el control de contagios puede ser una buena aliada.

Por ejemplo, algunas grandes empresas están instalando cámaras termográficas para la detección de fiebre. Llama la atención que el buen funcionamiento de estas cámaras depende de distintos factores que, de no estar bien configurados, pueden provocar falsos positivos. Y otro aspecto importante es que un margen de error de 0,5 grados, algo frecuente, las hace inútiles. Así, que habría que considerar esta solución con cierta precaución. Todo ello al margen de la discusión abierta sobre su legalidad.

Otras empresas están instalando puertas automáticas que, mediante sensores de movimiento y reconocimiento facial, se abren solas, grifos con sensores que detectan la presencia de las manos y abren su caudal o dispensadores de jabón y gel que hacen lo mismo. Incluso es posible pedir un café o utilizar los ascensores desde un teléfono inteligente sin tocar elementos “comunes”.

Algunas empresas han instalado un sistema de balizas para rastrear los movimientos de los empleados a través de sus teléfonos móviles y enviando alertas para recordarles que deben mantenerse a dos metros de distancia.

En las últimas semanas también ha crecido la demanda de vinilo anti microbiano. Se trata de un film adhesivo que contiene agentes antimicrobianos, agentes de tipo bacteriostático que inhiben el desarrollo y multiplicación de los microbios o bacterias.

Las estaciones de desinfección de luz ultravioleta UV, prácticamente irrelevantes hasta ahora, son utilizadas, por ejemplo, para la desinfección de los teléfonos móviles y llaves. Y también existen sistemas robotizados que van recorriendo una dependencia de forma desasistida con un nivel muy alto de eficacia.

Otros cambios

La instalación de rótulos de seguridad, que recuerden el distanciamiento necesario, puede ser muy oportuno. Hay proveedores que facilitan todo tipo de rótulos de seguridad, tanto de suelo como de techo.

Un posible cambio que puede ayudar a minimizar los riesgos de contagio es el crear pasillos para evitar que los empleados se crucen. Algunas empresas han decidido señalizar el sentido de los pasillos con flechas que ayudan a un flujo unidireccional, algo que ya se utilizó con éxito en los hospitales.

Si se produce un contagio

Cuando leí este artículo de Miguel ángel Méndez en El Confidencial, me pareció que la forma en que resumió las acciones a llevar a cabo en caso de contagio, podrían ser sumamente efectivas. Las claves que recomendaba eran rapidez, test y tecnología.

Test masivos a los empleados

A pesar de que grandes empresas han comenzado a hacer test masivos a sus empleados, el Ministerio de Sanidad y otros expertos solo aconsejan hacerlos a los empleados que manifiesten síntomas del coronavirus. El argumento es que los test generan una falsa sensación de seguridad.

Un artículo de Elena G. Sevillano en el periódico El País, explica bien la situación a la que se enfrentan muchas empresas. Como la orden del Ministerio de Sanidad exige que para que los laboratorios privados puedan hacer test necesitan una prescripción médica, las empresas utilizan sus propios servicios médicos, los servicios médicos de las mutuas o de las clínicas que ofrecen ese servicio.

Algunos expertos aseguran que las medidas más efectivas siguen siendo la higiene, el distanciamiento entre empleados, la limpieza de superficies y el uso de mascarillas.

Reconstruir la moral del lugar de trabajo

Las empresas saben que lo más valioso que tienen son sus empleados. Por eso, es importante recuperar su moral y motivación cuanto antes. Los líderes de cada organización deben hacer esfuerzos para acortar los plazos de inquietud.

Habrá que esforzarse para reconocer cualquier preocupación y desánimo de los empleados y habrá que mostrar mucha sensibilidad al anunciar cambios de cualquier tipo. La empatía ayudará a comprender las emociones y emociones que pueden manifestar los empleados.

Otra cosa que puede ayudar, cuando sea el momento oportuno y las regulaciones lo permitan es organizar un evento divertido de trabajo en equipo para levantar el ánimo y desahogarse.

Evidentemente, volver a la oficina después de un largo período teletrabajando requiere una metódica planificación. Espero que este artículo contribuya a identificar los puntos clave y posibles acciones para facilitar el regreso a la oficina.

Redactado por Mario Castellá | Qualitalent

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