«Si tienes tos, no vengas».

Lamentablemente, los afectados por el coronavirus COVID 19, no dejan de crecer. Los expertos dicen que la cuestión no es si el coronavirus afectará a las empresas y negocios, sino cuándo, cuánto y cómo.

Como consecuencia del contagio del coronavirus, los profesionales de la salud de todo el mundo promueven lo que se ha denominado “distanciamiento social”. Se trata de evitar la transmisión del coronavirus persona a persona. En muchos casos, eso significa que, si un empleado tiene algún síntoma, no vaya a su trabajo. De ahí el “si tienes tos, no vengas”.

Además, aunque en mucha menor medida, las autoridades sanitarias han informado de algunos casos de personas contagiadas con el coronavirus que no mostraban síntomas mientras ya estaban contagiando a otros.

Por otra parte, están los padres que quizás tengan que atender a los hijos confinados en casa, bien porque deben mantener un período de cuarentena o porque los colegios están cerrados.

Si la transmisión del coronavirus se sigue propagando, veremos cómo se aplican distintos niveles de protección, cada vez más restrictivos, para tratar de interrumpir el contagio.

En estas circunstancias, para los empleados, se presentan dos opciones. La primera es la posibilidad de teletrabajar. La segunda, es tener que renunciar totalmente a trabajar durante unos días.

Sin embargo, no trabajar durante un período de tiempo indefinido es insostenible para las personas, para las empresas y para la economía nacional. Un detalle adicional a tener en cuenta es que, la preocupación por las consecuencias que pudieran derivarse de su ausencia laboral mueve a muchos empleados a ir a su trabajo incluso cuando están enfermos.

Entonces, ante este escenario, la cuestión clave es cómo afrontar la situación provocada por el coronavirus (o cualquier enfermedad de alto contagio) si el impacto es generalizado y prologando en el tiempo.

¿Qué pasa si algún empleado tiene algún síntoma y se queda en casa para proteger a sus compañeros del riesgo de contagio? ¿Qué pasa si los colegios y las guarderías se ven afectadas y los padres deben tener a los niños en casa? ¿Qué pasa si hay que cuidar de un familiar enfermo al que no puede atender nadie más?

Ante todas estas situaciones, una posible solución es el teletrabajo.

La opción del teletrabajo

Aunque en España, es una opción poco utilizada, (se habla de que solo un 7% de empleados la utilizan) el teletrabajo ofrece soluciones interesantes ante el contagio del coronavirus (y en muchas otras circunstancias).

Para implementar un sistema efectivo de teletrabajo, el Ministerio de Trabajo ha publicado una Guía para la actuación en el ámbito laboral en relación al nuevo coronavirus en la que recuerda que las empresas deben cumplir con varios requisitos.

Por una parte, las empresas deben garantizar el cumplimiento de la ley de prevención de riesgos laborales.

Por otra parte, se recuerda que, el teletrabajo no puede suponer “una merma de derechos profesionales». En ese sentido cabe destacar que la disponibilidad de medios tecnológicos por parte de los trabajadores no puede suponer «coste alguno» para ellos.

Además de cumplir con estos requisitos básicos, que muchas empresas ya recogen en sus convenios, para poner en marcha un sistema de teletrabajo se requiere de un conjunto único de herramientas que permita funcionar de manera colaborativa. También requiere un cambio de mentalidad para que la inevitable soledad no afecte a la autoestima y productividad del teletrabajador.

Muchos expertos ofrecen sugerencias para el teletrabajo y aquí hemos recopilado algunas de las más importantes para que el teletrabajo tenga mayores posibilidades de éxito.

Acceso. El departamento de TI debe garantizar un acceso remoto seguro a los archivos existentes y los servicios internos que necesitarán sus empleados. Una conexión VPN (Virtual Private Network) permite crear una red local sin necesidad que sus integrantes estén físicamente conectados entre sí, sino a través de Internet.

Trabajo colaborativo. Para trabajar desde casa y facilitar el trabajo colaborativo se requieren varias herramientas como, por ejemplo:

• Correo electrónico. Debe instalarse la cuenta corporativa en el equipo que vaya a utilizarse.
• Acceso a sistemas corporativos (Teamviewer, AnyDesk…).
• Sistemas de mensajería instantánea (Skype, WhatsApp, Facebook Messenger…).
• Sistemas de videoconferencia (Skype, GoToMeeting, Zoom…).
• Herramientas de trabajo colaborativas (Google drive, Icloud, One Drive, Dropbox…).
• Envío de archivos (Wetransfer…)
• Gestión de proyectos (Trello, Todoist, Slack, Asana…).

Estas herramientas permiten un trabajo remoto más rápido y efectivo.

Equipos. El primer paso es decidir qué equipos proporcionará la empresa a los empleados (ordenador, impresora, teléfono…).

En este sentido es importante mantener un inventario actualizado de todos los dispositivos y asegurarse de que cada uno tenga activado el seguimiento GPS.

Además, se debería disponer de tecnología para borrar de forma remota los datos de cualquier dispositivo perdido o robado.

Teléfono. Además del uso de teléfonos móviles, si la empresa no dispone de un sistema de desvío de llamadas desde la centralita corporativa, a través de Internet se pueden utilizar sistemas de desvío de llamadas desde un número fijo virtual. Eso permite que, manteniendo un número de teléfono “corporativo” el llamante pueda contactar directamente con la persona de su interés, sin importar dónde se encuentre (desvío a móvil, a fijo…).

Ciberseguridad. Las estadísticas demuestran que el 95% de los problemas relacionados con la ciberseguridad se deben a errores humanos. Uno de los mayores riesgos, es que los empleados utilicen sus dispositivos de trabajo en redes no seguras. Otro riesgo es no tener en cuenta los graves riesgos del malware (Adware, Rootkits, Troyanos, Gusanos, Spyware, Secuestradores de navegadores, Keylogger, Ransomware, Phishing, Ingeniería social…).

Por otra parte, habrá que asegurarse de que los ordenadores tengan instalado un software antivirus actualizado y que todos los dispositivos están protegidos con una contraseña segura.

En QualiTalent contamos con programas de formación de concienciación en ciberseguridad dirigidos a grandes compañías y que son especialmente convenientes para empleados que teletrabajan.

Confidencialidad. El empleado debe facilitar una ubicación segura para el equipo y los materiales de la empresa. Además, debe comprometerse a no utilizar ni permitir que otros utilicen su equipo para fines que no estén relacionados directamente con su trabajo. Por otra parte, el empleado debe evitar que otras personas puedan acceder a cualquier tipo de documentos con información confidencial, incluidos aquellos que, incluyen datos personales de terceros.

Horario. Se deben implementar pautas estrictas para las horas de trabajo manteniendo las distracciones al mínimo. Siempre que sea posible, es mejor hacer coincidir el horario de trabajo personal con el de la empresa.

Para mantener un horario equilibrado, la técnica Pomodoro puede resultar eficaz. Esta técnica consiste en dividir las tareas en intervalos de 25 minutos, alternando sesiones de trabajo con pequeños descansos de unos 5 minutos. Hay muchas aplicaciones que, utilizando un temporizador, pueden ayudarnos a utilizar esta técnica. Una de ellas es la app Be focused.

Espacio de trabajo. Debe ser un espacio dedicado y tranquilo en casa. Al mantener una conversación telefónica, quizás sea mejor que nadie sepa que se está teletrabajando. Todos sabemos que en una casa los niños juegan, los bebés lloran, los perros ladran y suena el timbre. Pero en una llamada de negocios, hay que evitar cualquier interferencia que pueda generar una mala impresión.

Como parte del mobiliario y para evitar el riesgo se sufrir lesiones los empleados deben, además, disponer de sillas ergonómicas, evitando, por ejemplo, trabajar muchas horas en una silla de comedor.

Vestirse para trabajar. Trabajar desde casa en pijama puede parecer algo realmente genial, pero con el tiempo, uno se da cuenta de que este es un mal hábito que no ayuda a distinguir entre el trabajo y la vida privada. Al ducharse por la mañana y vestirse con ropa normal para el trabajo, se crea el ambiente para una rutina laboral adecuada.

Conclusiones

Como se muestra en este artículo, poner en marcha un sistema de teletrabajo tiene muchos componentes.

Normalmente, en las grandes empresas que cuentan con recursos adecuados, una cultura colaborativa y una formación previa, teletrabajar resulta relativamente fácil. En cualquier caso, desde QualiTalent impartimos sesiones formativas ad hoc para la puesta en marcha de sistemas de teletrabajo para grupos de empleados.

En el caso de pequeñas empresas, al no disponer de tantos recursos humanos y técnicos, la implantación del teletrabajo, aunque sea de forma temporal, es más complicada. Sin embargo, con la orientación y la formación adecuada, es posible teletrabajar en muy poco tiempo.